Patarimai rengiant informaciją žiniasklaidai
Tai informacijos pateikimo forma žiniasklaidai, kai glaustai, dažniausiai viename puslapyje, tikslinei auditorijai išdėstoma informacija apie bendrovės, organizacijos ar asmens pasiekimus, naujus produktus ar paslaugas, aktualius įvykius, vyraujančias tendencijas ir daugelį kitų atvejų.
Kad ir ką norėtumėte pranešti žurnalistams, įsitikinkite, jog pagrindinė jūsų pranešimo tema ar, kitaip tariant, žinutė yra pakankamai įdomi ir aktuali. Prieš pradėdami rengti pranešimą spaudai visuomet savęs paklauskite, kodėl žmonės (išskyrus mane patį ir kolegas) norėtų sužinoti šią informaciją? Dar svarbiau – sau paaiškinkite, kodėl jūsų parengtu pranešimu turėtų susidomėti žurnalistai. Atminkite, jie per dieną gauna šimtus pranešimų, todėl į eterį patenka tik patys geriausi. Nebūtinai gražiausiai parašyti, bet tie, kurie pristato įdomią, daugeliui aktualią ar mažai visuomenei žinomą informaciją. Kitaip sakant – pranešime turi matytis kokia nors istorija.
Pavadinimas arba antraštė yra vienas svarbiausių pranešimo spaudai elementų. Tai pirmas dalykas, kurį pamato pranešimą gavęs žurnalistas. Jeigu antraštė jo nesudomins, tikėtina, likęs pranešimo tekstas liks apskritai neskaitytas. Tiesa, nereikia persistengti ir pavadinimus rašyti įdomesnius nei iš tiesų yra pats pranešimas. Geriausia būtų, jei pavadinimas būtų vos iš kelių ne itin ilgų žodžių, neklaidintų ir aiškiai atspindėtų pranešimo spaudai turinio esmę.
Titulinė pastraipa, einanti iškart po antraštės, savo svarba mažai nusileidžia pranešimo spaudai pavadinimui. Joje turi būti pateikta viso pranešimo santrauka ir pristatyta pagrindinė mintis. Geriausia, jei pirmoje pastraipoje būtų atsakoma į klausimus: kas?; ką?; kada?; kur?; kodėl?; kaip? Tokiu principu pateikta informacija leis žurnalistams susidaryti aiškų pirmąjį įspūdį apie pranešimo turinį ir leis greičiau nuspręsti, ar jiems verta toliau gilintis į šią temą.
Likusį pranešimo spaudai turinį patartina skirstyti į dvi dalis: pagrindinę, kurioje pateikiama svarbiausia išplėtota pranešimo informacija, jei įmanoma, papildyta kompetentingų žmonių citatomis; ir papildomą – kur sugula įdomi, bet ne pati svarbiausia informacija. Kitaip tariant, jei portalo redaktorius sugalvotų patrumpinti jūsų pranešimą ir ištrintų kelias paskutines pastraipas, tekstas vis tiek išliktų prasmingas ir neprarastų reikšmės.
Toks pranešimo spaudai dėstymas vadinamas apverstos piramidės principu, kai pradedama nuo pačių svarbiausių dalykų ir baigiama įvairiomis detalėmis ar įdomybėmis.
Pranešimo spaudai pabaigoje nepamirškite pateikti savo ar žmogaus, kuris galėtų atsakyti į žurnalistų klausimus, kontaktų bei pareigų.
Siunčiamus pranešimus spaudai galite papildyti susijusiomis nuotraukomis ar vaizdo įrašais. Tiesa, reikia turėti omenyje, kad tiek nuotraukos, tiek vaizdo įrašai turi būti aukštos kokybės, nepažeidžiantys autorinių teisių ir originalūs, t. y. jei neturite jums fotografo darytų nuotraukų, geriau nesiųsti jokių iliustracijų nei asociatyvias, įsigytas iš nuotraukų bankų.
Jei tik yra galimybė, pranešimo spaudai tekste pateikite ne vien sausus skaičius ar faktus, bet pabandykite sukurti istoriją, kurios centre būtų žmonės.
Jeigu turite ypatingo įdomumo informacijos ir jeigu jos pobūdis leidžia laisviau žaisti su tekstu – nebijokite paeksperimentuoti įpindami daugiau žaismingumo ir šmaikštumo.
Kartais apskritai nebūtina rengti pranešimo spaudai. Tai galioja tuo atveju, jei turima naujiena ar informacija yra labai įdomi ir aktuali visuomenei – užtenka ją pristatyti žurnalistams ir jie, greičiausiai, savo iniciatyva pasidomės detalėmis ir imsis straipsnio rašymo ar reportažo rengimo.
Turite įdomią ir intriguojančią naujieną, kuri atkreiptų daugelio dėmesį? Pasidalykite ja su žurnalistais, kad šie galėtų žinią profesionaliai pateikti savo auditorijai. Štai kaip reikėtų pristatyti temą žiniasklaidai:
a) pirmiausia prisistatykite ir paaiškinkite, kas jūs ir kaip esate susiję su tema, kurią norite pristatyti
b) pristatykite savo temą ir paaiškinkite žurnalistams, kodėl ji yra aktuali ir kam būtų svarbu sužinoti tokią informaciją
c) pateikite kelis pasiūlymus, kaip tema galėtų būti plėtojama ir kurie ekspertai galėtų pakomentuoti apie aspektus, susijusius su pristatoma tema
d) apibendrinkite, kokią potencialiai naudą gali duoti pristatomos temos išplėtojimas visuomenei ir žiniasklaidos priemonei
d) temos pristatymą efektyviai galima papildyti vizualine informacija. Pavyzdžiui, nuotraukomis arba vaizdo įrašu iš konferencijos. Kartais vaizdai gali pasakyti net daugiau už tekstą.
Žiniasklaidos atstovai dažnai būna kviečiami į tokius renginius kaip restoranų atidarymas, įvairūs apdovanojimai, spaudos konferencijos, naujų produktų pristatymas ir daugelį kitų. Tiesą pasakius, žurnalistai kvietimų gauna tiek, kad net ne visada spėja tinkamai peržvelgti juos. Kad ši užduotis jiems būtų lengvesnė, o apie jūsų planuojamą renginį sužinotų kuo daugiau žiniasklaidos atstovų, siųskite kvietimus žurnalistams vadovaudamiesi tokiu principu:
a) pirmiausia nurodykite, koks yra jūsų renginio tikslas, kokia jo pagrindinė mintis. Kad būtų lengviau suformuluoti pristatymą, įsivaizduokite, jog apie savo renginį nepažįstamam žmogui, kurį sutikote lifte, suprantamai turite papasakoti per 30 sekundžių
b) nurodykite datą, kada įvyks renginys. Pasistenkite žurnalistams palikti laiko apsispręsti ir darbams suplanuoti – apie renginio laiką praneškite likus 2 ar 3 savaitėms
c) nurodykite renginio vietą, jos ypatybes ir, jei reikia, aprangos kodą
d) pristatykite renginyje dalyvausiančius svarbius asmenis, kurie galėtų būti įdomūs žurnalistams
e) informuokite žurnalistus, keliems asmenims yra siunčiamas jūsų kvietimas
f) jei renginyje dalyvausiantys žiniasklaidos atstovai turi iš anksto registruotis, nurodykite, kur ir kaip jie tai turėtų padaryti
g) pateikite savo kontaktinę informaciją, kad žiniasklaidos atstovai galėtų susisiekti, jei turėtų klausimų.
